10 نصائح لإعداد قائمة مهام فعالة

دع من لم يحاول أبدًا وضع قائمة مهام يلقي حجر الأساس. نحن نعلم أنه ، مرة واحدة على الأقل في حياتهم ، حاول معظم الناس استخدام الطريقة لمحاولة تنظيم حياتهم قليلاً. بالنسبة للبعض ، عملت بشكل جيد للغاية ، بالنسبة للآخرين ... إذا لم تنجح في إعداد واحدة ، فلا تقلق. لمساعدتك ، فإن شوميتيك فصل 10 نصائح لإعداد قائمة مهام فعالة وهذا الوعد بترتيب روتينك مرة واحدة وإلى الأبد!

بالإضافة إلى الاقتراحات حول السلوكيات التي يجب تبنيها للحصول على نتيجة أفضل (صدقوني ، هذا هو أهم شيء) ، نقدم لك أيضًا بعض التطبيقات المفيدة جدًا التي ستساعدك في هذه المرحلة الجديدة من الحياة. هل أنت مستعد لعام 2022 أكثر إنتاجية بنتائج مفاجئة؟ لذا تحقق من النصائح والاقتراحات التي أعددناها لك.

لماذا إنشاء قائمة مهام؟

تعد قوائم المهام من أفضل الطرق لزيادة إنتاجيتك. يمكن أن يكون الروتين محيرًا ومليئًا بالأشياء التي يجب القيام بها سواء كنت تعمل أو تدرس ، وخاصة إذا كنت تقوم بالأمرين معًا. مع الحياة اليومية الحالية التي يعيشها الناس ، من الشائع جدًا الشعور بالضياع بين العديد من المهام وعدم معرفة كيفية اتخاذ الخطوة الأولى. ناهيك عن أن هذا الإحساس يمكن أن يولد التوتر ، وهو أحد أكبر أعداء رفاهيتك.

عندما تشعر بالضغط وتنتهي بالعمل عدة ساعات في كل مرة ، يمكن أن تتراكم الإرهاق وتصاب بالأرق وتصبح سريع الانفعال. هكذا تنتهي نوعية الحياة بالضياع. بهذه الطريقة ، تعد قائمة المهام المنظمة جيدًا ضرورية بالنسبة لك:

• احصل على مزيد من الوقت مع العائلة ؛
• احصل على فرصة لتطوير هواياتك ؛
• فهم ما هو في الواقع أولوية في يومك ؛
• اكتساب راحة البال لأن كل شيء محدد (لا يوجد خطر من النسيان) ؛
• القدرة على الراحة أو الاستمتاع بوقت الفراغ ؛
• أن تكون أكثر إنتاجية في الأعمال المنزلية ؛
• لديهم شعور بالإنجاز.

ما هي النصائح للقوائم الفعالة؟

اختر التطبيق الصحيح (أو الورقة)

الخطوة الأولى الكبيرة نحو روتين أكثر تنظيماً وإنتاجية بمساعدة قائمة مهام فعالة هي تحديد مكان الاحتفاظ بها. من المهم جدًا أن تكون الأداة عملية وبديهية وأن تتكيف معها جيدًا ، وإلا فإنك ستضيع الوقت فقط ولن تحقق أي نجاح.

يوجد حاليًا المئات من التطبيقات التي يمكنها مساعدتك في هذه المهمة (قمنا بإدراج عدد قليل أدناه). ومع ذلك ، هناك من لا يزالون يفضلون ويشعرون براحة أكبر مع الأجندات المادية ، بعد ذلك، دفاتر ملاحظات وملاحظات على ورق. ولا حرج في ذلك. إذا كان الورق مناسبًا لك ، فلا تفكر مليًا في استخدامه. أهم شيء هو استخدام الأداة التي تناسبك وأسلوب حياتك.

ومع ذلك ، تتمتع الأدوات الرقمية بالعديد من المزايا مقارنة بالورق ، ومن الجيد على الأقل معرفة ماهيتها ، حتى لو انتهى بك الأمر باستخدام الورق. بعض المزايا هي:

• من السهل تعديلها ، مما يعني أنه يمكنك تحديث المعلومات بسرعة ؛
• لديهم تذكيرات مدمجة ؛
• من الصعب جدًا فقدها لأن القائمة نفسها يتم حفظها عادةً في السحابة ؛
• يمكنك فرز المهام حسب الأولوية أو المواعيد النهائية أو أبجديًا ؛
• يمكنك تعيين مهام للآخرين والحصول على إشعار عند إكمالهم لها.

قم بعمل أكثر من قائمة واحدة

أحد أسباب عدم تنظيم قوائم المهام هو المزيج العشوائي لموضوعات مختلفة. قد يكون لديك العديد من المشاريع المتزامنة التي يجري تطويرها في العمل ، وليس من الجيد الاحتفاظ بتذكير لمراجعة نص حملتك التالية مع ملاحظة حول اختيار الموردين لحدث ما ، على سبيل المثال.

لذلك ، لا تتراجع. قم بإعداد قوائم لكل ما يمكنك التفكير فيه (وتحتاجه)! بهذه الطريقة ، يمكنك فتح الأعمال المتراكمة ذات الصلة بالعمل الحالي والتركيز بشكل أفضل على ما يجب القيام به. مع هذا ، ستلاحظ أن القوائم ستصبح أكثر فاعلية وأن فرص الخلط بين الأنشطة ستنخفض بشكل كبير.

قم بتدوينها في أسرع وقت ممكن ولا تتركها لوقت لاحق

كم مرة نفكر في شيء ما ، نتركه نقوم به أو نضعه موضع التنفيذ لاحقًا وينتهي بنا الأمر بالنسيان؟ لمنع حدوث ذلك ، عندما تبرز مهمة أو فكرة جديدة في رأسك ، قم بتدوينها في أقرب وقت ممكن. بمجرد كتابتها ، لن تحتاج إلى الاستمرار في تذكرها ، حتى تتمكن من إخراجها من عقلك والتركيز على أشياء أخرى أكثر أهمية.

حدد مواعيد نهائية للمهام

عندما يكون للمهمة موعد نهائي لإكمالها ، قم بإضافتها إلى قائمتك لتتبع أكثر فعالية. سيساعدك وضع في الاعتبار (والتخيل) عندما يحين موعد المهام على تحديد الأولويات ويساعدك أيضًا على التخطيط لأسبوعك ، وهي استراتيجية رائعة لإدارة الوقت. تتيح لك معظم تطبيقات المهام معرفة ما هو مستحق اليوم وغدًا وفي وقت لاحق من الأسبوع ، بغض النظر عن القائمة التي توجد بها (المزيد عن ذلك في النصيحة التالية).

بهذه الطريقة ، يمكنك رؤية كل ما هو معلق لهذا اليوم والتعرف على الشكل الذي سيبدو عليه. مع هذا ، يمكنك أيضًا قضاء بعض الوقت لإعادة جدولة بعض المهام إذا كنت تشعر بالإرهاق بمجرد النظر إلى كل شيء مستحق الأسبوع المقبل.

نظّم قائمتك حسب سير العمل أو الأولوية أو تاريخ الاستحقاق

تعد إعادة تنظيم قائمة المهام الخاصة بك كل يوم مضيعة للوقت ويمكن أن تؤدي في النهاية إلى حدوث ارتباك يؤدي إلى فقدان الإنتاجية. قاوم هذا الإغراء عن طريق إنشاء هيكل مضمون للعمل المتراكم. إذا كان طلبك يسمح بذلك ، ففكر في إنشاء أقسام مختلفة لكل نوع وظيفة. وبالتالي ، سيكون من الممكن طلب العمل حسب المشروع أو الأولوية أو تاريخ الانتهاء ، حسب تفضيلاتك.

التراكم أولا

لضمان اكتمال النشاط في الوقت المحدد وبأفضل طريقة ممكنة ، من المهم أن تقوم بذلك تحديد ما هي أهم القضايا. إما أن تتركها في أعلى القائمة أو تضع عليها علامة علامات قوائم الأولويات ، الشيء المهم هو أن يكون لديك رؤية جيدة حتى لا تضيع الوظائف الأكثر أهمية.

بينما لا تعني مراقبة الأنشطة ذات الأولوية القصوى أنها بحاجة إلى الانتهاء أولاً. أحيانًا يكون بدء اليوم بمهمة سهلة هو أفضل طريقة لبدء الأمور. أو ربما ترغب في اتباع قاعدة 80/20 ، التي تنص على أنه يمكن إكمال 80٪ من الوظائف في 20٪ من الوقت ، مفضلاً البدء بها.

لا تفرط في الأنشطة

هناك أوقات معينة تتراكم فيها المطالب ، وفي محاولة لتنظيم المنزل ، يتم تحديد قدر من الأنشطة أعلى بكثير مما اعتاد عليه الجسد والعقل. والنتيجة هي الإرهاق المفرط الذي يؤدي إلى الإضرار بالمطالب التالية ، وبالتالي يؤدي إلى تدهور نوعية الحياة والرفاهية.

هناك سيناريو آخر: أنت متحمس وقررت تنفيذ الكثير من المشاريع في وقت واحد. في نهاية اليوم ، لا يمكنه التعامل مع الأمر ويحتاج إلى "كسر" الموعد النهائي مع رئيسه أو تقديم منتج أقل بكثير مما يمكنه فعله في ظل الظروف العادية. لذلك لا فائدة من المبالغة. لا تضع قائمة بـ 10 أنشطة إذا كنت معتادًا على أداء 5 أنشطة في اليوم فقط.

اكتب المهام وليس الأهداف

من الناحية المثالية ، احتفظ بقوائم منفصلة لمهامك وأهدافك. الفكرة هي لا تشمل الأهداف في قائمة المهام الخاصة بك. بينما يمكن أن تساعدك المهام في الوصول إلى أهدافك ، فهي رغبات أكبر وليست شيئًا يمكنك تحقيقه على مدار اليوم. على سبيل المثال ، "تعلم التحدث باللغة الإنجليزية" هو هدف ؛ ومع ذلك ، يمكنك تقسيم هذا إلى مهمة بقول "قراءة المحتوى باللغة الإنجليزية لمدة 15 دقيقة" أو "مشاهدة فيلم باللغة الإنجليزية".

هذا يمتد أيضا إلى الأهداف. يمكنك أن ترى هذه على أنها معالم. بالعودة إلى مثال التحدث باللغة الإنجليزية ، قد يكون الهدف "مناقشة أطعمتي المفضلة مع شخص ما باللغة الإنجليزية في غضون شهر". إنها النتيجة المرجوة التي تبحث عنها في ممارستك.

لا تترك أي شيء ورائك

ليس من غير المألوف العثور على تلك المهمة التي كان من المفترض أن تكتمل الأسبوع الماضي. في المرة القادمة، اسأل نفسك لماذا لم تتحقق. ما هي الصعوبات؟ هل يجب تغيير أولويتك؟ أم أنه يلزم تعيينه لشخص آخر؟ هل هناك جزء من المهمة يعيق تنفيذها لعدم وضوحها؟ يمكن أن تساعدنا معرفة سبب التأخير في أن نكون أكثر كفاءة ووقف هذه الأعمال المتراكمة في مهدها.

قم بمراجعة قوائم المهام اليومية الخاصة بك

كما هو الحال في أي مجال من مجالات الحياة ، فإن التوقف والتفكير ومراجعة قضايا معينة أمر مهم للغاية ولا تختلف قائمة مهامك. يوميًا ، خذ 5 أو 10 دقائق وانظر إلى قائمة مهامك. إذا لزم الأمر ، قم بإجراء بعض التعديلات حتى تستمر في جلب الفوائد ووجود روتين أكثر تنظيماً لك.

تطبيقات مفيدة للتنظيم

تطبيق Google Keep

O تطبيق Google Keep هو تطبيق ملاحظات Google الذي يعدك بواجهة بسيطة وبديهية بجعل روتينك أكثر إنتاجية. يمكن الوصول إليه عبر أندرويد (Android), آيفون (iOS) e سطح المكتب، الاثنان في ويندوز كم في إيماك. متزامن مع في Google Drive، مثالي لتنظيم مواعيد اليوم والمعلومات الأخرى التي لا تريد أن تفقدها.

مثل التطبيقات الأخرى من نفس النمط ، فإن تطبيق Google Keep يسمح ، بالإضافة إلى إنشاء الملاحظات ، باستخدام الإشارات المرجعية والتذكيرات - لصالح إكمال جميع المهام في التاريخ والوقت المجدولين. يحتوي التطبيق أيضًا على حقل بحث فعال للغاية ، مما يسمح بسهولة البحث عن الملاحظات التي تم إنشاؤها: فقط أدخل مصطلحًا موجودًا في محتوى الملاحظة أو القائمة ، وسيتم عرضه.

مهام Google

O مهام Google إنها طريقة أخرى لتنظيم مهامك اليومية. باستخدامه ، يمكنك تنظيم قوائم المهام في السحابة ، مما يسمح بالوصول من أي جهاز يمكنك من خلاله الوصول إلى حسابك. جوجل. كما أنه يتكامل مع تقويم جوجل، مما يتسبب في إضافة أي مهمة ذات تاريخ تلقائيًا إلى التقويم.

لا مهام Google يمكنك تنظيم مهامك حسب الموضوع ، كيفما تفضل ، من خلال القوائم. يمكن تنزيل التطبيق من مخزنعلى الهواتف المحمولة أندرويد (Android)وفي Apple Store، لا اي فون. بالنسبة للكمبيوتر الشخصي ، تم دمج التطبيق مع جوجل ويمكن الوصول إليها من أي متصفح.

Trello

O Trello هو نظام أساسي تعاوني يسمح بإدارة المشروع ، ومواءمة المهام بين الفرق. من أجل زيادة التنظيم والإنتاجية ، تعتبر الأداة مثالية للشركات من أي قطاع وحجم. ال Trello يمكن استخدامه أيضًا للمشاريع الشخصية ، مثل تنظيم مهام العمل ، والأعمال المنزلية ، وتخطيط الإجازات ، ودفع الفواتير.

مع نظام مدروس جيدًا ، يسمح لك بتقسيم المهام إلى جداول وأعمدة يمكن تقسيمها وفقًا لحالة كل مهمة (على سبيل المثال: القيام به ، قيد التقدم ، قيد المراجعة ، مكتمل). تحتوي الأداة على معظم الوظائف التي تم إصدارها مجانًا ، ولكن مع بعض الميزات المدفوعة الأكثر تفصيلاً.

تنظيم

متوفر في الإصدارات عبر الإنترنت, آيفون (iOS) e أندرويد (Android)أو تنظيم هو حل لا يصدق لإدارة الشؤون المالية الشخصية - ما هي المهام التي تتطلب التخطيط ، أليس كذلك؟ بالإضافة إلى السماح بالإدخال اليدوي لجميع مصاريف اليوم ، هناك إمكانية ربط بطاقة الائتمان والحساب المصرفي. لذلك ، سيتم أيضًا عرض جميع الحركات التي يتم إجراؤها في كلا القناتين في تنظيم.

على الشاشة الرئيسية للتطبيق ، يمكن للمستخدم بالفعل الحصول على نظرة عامة على موارده المالية. فقط في هذا التحليل الأول يمكن معرفة ما إذا كانت الحسابات إيجابية أم سلبية. يحتوي التطبيق أيضًا على علامة تبويب محددة للتحقق من الحركات من خلال التقارير التي تقدم معلومات مثل الدخل والمصروفات والتحويلات المصرفية.

تقويم جوجل

تطبيق آخر يمكن أن يكون مفيدًا جدًا لأي شخص يحتاج إلى تنظيم مواعيده وأنشطته هو تقويم جوجل، وهي خدمة تقويم إلكتروني افتراضي بأسلوب مشابه جدًا وسهلة الاستخدام مثل جوجل. تتزامن الأداة أيضًا مع جميع التطبيقات الأخرى في ملف مساحة عمل Googleكما جوجل, في Google Drive e خروجات.

O تقويم جوجل يحتوي على واجهة بسيطة للغاية وسهلة التنقل. يمكنك عرض المواعيد الخاصة بك حسب اليوم أو الأسبوع أو الشهر أو المواعيد (ستراها كلها في شكل قائمة). تتيح لك الأداة أيضًا إنشاء أكثر من جدول أعمال واحد مختلف. هذا الخيار مخصص لأولئك الذين يستخدمون الأداة في حياتهم المهنية والشخصية أو أيضًا لأولئك الذين لديهم مشاريع مختلفة أخرى.

انظر أيضا:

مكتب البيت؟ اكتشف 14 أداة مثالية للعمل من المنزل أو في أي مكان وما زلت تستفيد من إنتاجيتك.

14 تطبيقًا منزليًا لتعزيز الإنتاجية

فونتيس: أسانا, PCMag, Lifehack.