30 من نصائح جداول بيانات Google التي تعمل على تحسين الإنتاجية

تطبيق جداول البيانات جوجل يكتسب المزيد والمزيد من المستخدمين ، نظرًا لتعدد استخداماته والإمكانيات العملية والبسيطة للمشاركة والاستخدام المشترك بين المستخدمين في بيئة عبر الإنترنت. ومع ذلك ، نظرًا لمظهره البسيط ، قد يعتقد الكثير أنه ليس "Excel"أكمل وفكر قليلاً قبل استخدامه. لجعل مستخدمي النظام الأساسي أكثر معرفة ، قمنا بفصل قائمة تحتوي على 30 نصائح ورقة Googleالتي ستعطي هذه الزيادة في استخدامها. 

Excel أو Google Sheets؟

مع سهولة استخدام جداول البيانات عبر الإنترنت ، فإن ملف أوراق جوجلأو صفائح جوجل، يضمن نتائج جيدة عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية في السحابة. على الرغم من أن بعض الميزات تبدو مفقودة ، مثل الخيارات وعلامات تبويب النشاط ، فإن "Excel" الخاص بـ جوجل يضمن إنتاج العديد من الوظائف ويستخدم بالفعل من قبل معظم الناس. من أجل استخدامها الآمن في بيئة عبر الإنترنت - مما يمنع فقدان الحراسة وتتبع التغييرات - بالإضافة إلى جاذبيته القابلة للمشاركة ، والتي تتطلب إمكانية التحرير المتبادل في الوقت الفعلي بين المتعاونين بشكل متزايد في بيئات العمل عن بُعد.

تعتمد الإجابة عن السؤال حول أي برنامج هو الأفضل على كل واحد ، ولكن يمكننا ضمان أن التطبيق من جوجل لا تدين بأي شيء لمنافسها في Microsoft للعديد من المهام ، وقد يكون الخيار الأكثر اقتصادا وعملية للعديد من الذين يختارون التحرير السحابي البسيط والبديهي. لضمان هذا البيان ، قمنا بتجميع هذا العرض الخاص الذي يحتوي على 30 نصائح ورقة Googleستعرض العديد من الميزات التي يقدمها تطبيق Google.

قم بتضمين التاريخ والوقت مع الاختصارات

O أوراق جوجل يوفر العديد من الاختصارات لتسهيل الحياة على المستخدم. واحد منهم ، مثير للاهتمام للغاية ، هو أدخل التاريخ الحالي من خلال الأمر Ctrl + ج (أو Ctrl + ؛ في إصدار الولايات المتحدة من جداول بيانات Google). بأمر آخر ، يكون ملف Ctrl + Shift + C هل من الممكن أن تطلق الوقت الحالي. الآن لإضافة كليهما التاريخ و الوقت مرة واحدة ، استخدم Ctrl + Alt + Shift + C. مفيد جدا ، أليس كذلك؟

A سلسلة من الاختصارات الأخرى يمكن الاستعلام عنها باستخدام الأمر CTRL + /.

افتح مستندًا جديدًا مباشرةً من المستعرض

عند كتابة الأمر ورقة جديدة (أو أوراق جديدة، أو حتى الآن جدول بيانات جديد) في شريط عنوان المتصفح الخاص بك ، أ سيتم إنشاء جدول بيانات جديد وفتحه مباشرة. لكي يعمل الأمر ، ما عليك سوى تسجيل الدخول إلى حسابك. جوجل. بسيط ومباشر!

مساحات نظيفة

من خلال الصيغة = TRIM (= TRIM)، يمكنك تصحيح الخلايا عن طريق إزالة الأخطاء المطبعية من المسافات. بهذه الطريقة يكون ذلك ممكنا إزالة المساحات المضافة بطريق الخطأ في البداية أو النهاية من نص معين أو غير ذلك إصلاح الإدخالات المزدوجة والثلاثية أو أكثر مكتوبة.

• Exemplo:

= TRIM (B1)

لاستخدام الصيغة في مجموعة من الخلايا ، استخدم الصيغة صيغة المصفوفة وأمر التفضيل ، كما في المثال التالي. 

• Exemplo:

= ARRAYFORMULA (TRIM (A1: A112))

ترجمة النصوص

وظيفة أخرى متاحة في أوراق جوجل هذا من ترجمة النصوص. مع الأمر جوجل المترجم، فمن الممكن ترجمة النصوص دون الحاجة إلى فتح علامة تبويب جديدة والرجوع إلى مترجم جوجل. فقط أدخل في الصيغة ، بعد الكلمة أو الخلية المراد ترجمتها ، اللغات المصدر واللغة المراد ترجمتها.

• Exemplo: 

= GOOGLETRANSLATE (D25؛ “EN”؛ ”PT”)

إذا كنت تريد معرفة اللغة المستخدمة في خلية معينة ، أو حتى تطبيق النص بين علامات الاقتباس في الوظيفة ، فاستخدم الصيغة اكتشاف اللغة، بحيث يكون أوراق جوجل الرد باختصار مكون من حرفين.

• Exemplo:

= DETECTLANGUAGE (“Frühstück”) 

اتبع واحد قائمة الاختصارات اللغوية (المعروف أيضًا باسم رمز ISO 639–1) لاستخدامها مع هذه الصيغة في جداول بيانات Google. من الممكن أيضًا استخدام الخيار بدلاً من لغة الإدخال "تلقاءي" للنظام لتحديد اللغة المراد ترجمتها.

• Exemplo: 

= GOOGLETRANSLATE (D22 ؛ "تلقائي" ؛ "PT")

قيم التنسيق

يمكن للمرء تغيير تنسيق القيم في الخلايا الموجودة في أوراق جوجل من خلال الأوامر التالية: Ctrl + Shift + 1: عدد عشري؛ Ctrl + Shift + 2: مرة؛ Ctrl + Shift + 3: البيانات؛ Ctrl + Shift + 4: عملة؛ Ctrl + Shift + 5: النسبة المئوية؛ و Ctrl + Shift + 6: الأس. مفيد لإصلاح تلك الفوضى في القيم القادمة من مصادر مختلفة.

تحويل القياسات

وظيفة أخرى مفيدة للغاية في أوراق جوجل هو ما يجعل من الممكن تحويل القياس مثل الأمتار ، الكيلوغرامات ، الأميال ، من بين أمور أخرى. من خلال الصيغة CONVERT، يمكنك تحويل القياسات من تنسيقات مختلفة إلى صيغ أخرى ، مثل التحويل من "أقدام" - وهو مقياس مستخدم على نطاق واسع في الولايات المتحدة - إلى أمتار. في ال دعم جوجل هناك المزيد من المعلمات ، بالإضافة إلى قائمة باختصارات الوحدات المتاحة للتحويل.

• Exemplo:

= CONVERT (56؛ "FT"، "M")

تجميد الصفوف أو الأعمدة بسهولة

مهمة ، يصعب العثور عليها في بعض الأحيان ، يمكن القيام بها الآن بطريقة بسيطة تمامًا. ل مرر الماوس فوق الزاوية اليسرى العلوية، قبل الرقم 1 أو الحرف A ، ستكشف اليد عن نفسها بدلاً من المؤشر ، مما يسمح لك بالسحب لأسفل أو جانبيًا إلى قم بتجميد الصف أو العمود المعني.

تكاثر الخلايا

إلى انسخ قيمة من داخل خلية إلى عدة عموديًا أو أفقيًا ، انقر أولاً على الخلية التي تريد نسخها وسيتم تحديدها باللون الأزرق مع رمز مربع صغير في الزاوية اليمنى السفلية. انقر فوق هذا المربع واسحبه في أحد الاتجاهات التي تريدها اضرب الخلايا. فقط كن على علم بما إذا كانت القيمة الموجودة في الخلية عبارة عن تاريخ ، حيث سيتم نسخها تلقائيًا مع التواريخ اللاحقة.

استخدم ألوانًا بديلة

واحدة من الصفات في احتفظ بجدول بيانات منظم جيدًا إنه قادر على إظهاره للعالم وكذلك الحفاظ على ترتيب الأشياء. للمساعدة في إنشاء عنصر تحكم مرئي في منتصف العديد من الأسطر ، بشكل أساسي في سيناريو الخلايا التي تشبه بعضها إلى حد كبير ، قم بإنشاء تنسيق ألوان بديلة من خلال الطريق تنسيق> ألوان بديلة. سيعطي بياناتك مظهرًا جديدًا مثيرًا للاهتمام ويسمح لك بعدم الضياع عند البحث عن بعض التطابق الخطي في عمود بعيد.

الاحتمال الآخر هو إنشاء ملف خريطة الحرارة إلى إبراز قيم معينة مقارنة بغيرها. للقيام بذلك ، حدد مجموعة بيانات وانتقل إلى التنسيق> التنسيق الشرطي> مقياس اللون. في هذا المجال ، من الممكن تكوين بعض النقاط لعمل نوع من فسيفساء ملونة مجردة في الخلايا المحددة. مثالية لتلك الجداول التي تحتوي على قيم أسعار متنوعة ، ونسب مئوية متقاطعة ، من بين أمور أخرى.

إنشاء رموز QR

هذه النصيحة رائعة! باستخدام رابط خارجي مولد رمز الاستجابة السريعة، يمكنك إنشاء صورة لرمز الاستجابة السريعة وإرفاقها بخلية لنقل المستخدم إلى أي عنوان. للقيام بذلك ، أدخل موقعًا ليتم التحويل إليه رمز الاستجابة السريعة داخل خلية ، وفي وحدة ورقة عمل أخرى ، أدخل الصيغة IMAGE، كما في المثال أدناه ؛ ما زلت لا ننسى تحديد الخلية المقابلة في السمة النهائية. مستعد! الآن لديك رمز الاستجابة السريعة تحت تصرفك داخل أوراق جوجل!

• Exemplo:

= IMAGE ("https://image-charts.com/chart?chs=150×150&cht=qr&choe=UTF-8&chl=& ENCODEURL (H23))

شارك الروابط لنسخها أو تنزيلها

عند مشاركة ارتباط إلى جدول في أوراق جوجل مع شخص ما ، حاول تغيير النهاية حيث تقول "تعديل" إلى "نسخ". عندما يتم فتح الارتباط الجديد ، أ شاشة التحميل سيعلو، مما يوحي بأن يقوم المستخدم بعمل نسخة اختبر بنفسك. مفيد عند إرسال قالب إلى شخص ما أو حتى اقتراحه على المستلم لعمل نسخة من المستند له.

• Exemplo:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1yvPi_jZ3aMus96vGveD0OT0o5tI337JIYdPxnggW_XU/نسخة

خيار آخر هو تقدم للمستخدم التنزيل المباشر للمستند بتنسيق PDF، فقط قم بتغيير النهاية إلى "export؟ format = pdf". وبالتالي ، عند فتح الرابط في المتصفح ، فإن ملف PDF تحميل تلقائيًا إلى جهازك. 

• Exemplo:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1yvPi_jZ3aMus96vGveD0OT0o5tI337JIYdPxnggW_XU/تصدير؟ تنسيق = pdf

مشاهدة يغذي الموقع

إلى اعرض الخلاصة (محتوى) موقع أو صفحة معينة ، الأمر مغذي يمكن استخدامها عن طريق وضع الرابط بين علامات اقتباس في معاملاته ، مع إدراج الحروف "rss" بعد الشرطة المائلة الأخيرة. الرمز آر إس إس وسائل ملخص الموقع الغني (ملخص موقع منسق) ، أو حقا بسيطة خلاصات (توزيع بسيط حقًا) ، وهي طريقة إظهار محتوى موقع ويب معين في الوقت الفعلي وبطريقة أبسط.

• Exemplo: 

= مستورد ("https://www.showmetech.com.br/rss")

تحميل الجداول من المواقع

من الممكن أيضًا تحميل الجداول من المواقع التي تحتوي على واحد في تنسيقها. للقيام بذلك ، استخدم الأمر استيراد HTML واستخدم رابط الموقع المطلوب متبوعًا بالوصف "جدول"والرقم المقابل من الجدول الموجود في الصفحة.

• Exemplo: 

= IMPORTHTML ("https://www.mariowiki.com/Donkey_Konga”؛ "الطاولة"؛ "5")

تصور البيانات من أوراق العمل الأخرى

يمكنك ذلك إحضار بيانات الخلية من أوراق العمل الأخرى، لعرضها في الوضع الحالي ، باستخدام الأمر استيراد. تتكون بيانات هذه الوظيفة من ارتباط إلى ورقة العمل المشار إليها بعلامات اقتباس ، متبوعة باسم الخلية أو نطاق بينهما ، أيضًا في علامات الاقتباس (بحيث لا تأتي الخلايا من ورقة العمل الحالية). أخيرًا ، لكي تعمل ، قم بالمرور فوق الخلية وانقر فوق الزر السماح بالمرور للسماح بالاتصال بين ورقتي العمل.

• Exemplo: 

= IMPORTRANGE (“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1yvPi_jZ3aMus96vGveD0OT0o5tI337JIYdPxnggW_XU"؛ "أ 15: أ 17")

اجعل الحروف أكبر أو أصغر

كما هو الحال في Word ، يمكنك ذلك زيادة أو تقليل كل الحروف بأمر بسيط أوراق جوجل. باستخدام الوظائف التالية أعلى, LOWER ou لائق، من الممكن أن تتحول كل الأحرف الكبيرةفي صغيرة أو تصبح اجعل الأحرف الأولى فقط كبيرة من الكلمات على التوالي.

• أمثلة:

= العلوي (G16)

= LOWER (A1)

= PROPER ("showmetech")

تناوب النصوص

O أوراق جوجل يمكن أن تفاجئ مستخدميها ببعض الميزات ، لكن هذه الميزة ربما لا يعرفها سوى القليل. بعد تحديد خلية بها محتوى ، انقر فوق الزر تناوب النص، ممثلة بحرف أ في موضع مستدير وموجود في الزاوية اليمنى العليا ، أو في تنسيق> تناوب إلى تدوير نص أو أي بيانات أخرى من خليتك. يمكنك حتى ضبط زاوية الدوران لإنشاء تأثير مختلف على بياناتك.

استخدم أحرفًا خاصة

انه ممكن اضف رموز خاصه في الخلايا من خلال استخدام بعض الرموز مع المتغير CHAR ، مثل ، على سبيل المثال ، = CHAR (9757) ، وفيها يد مع يشير الاصبع، وإلا = CHAR (9838) للرمز الموسيقي طبيعي. تحقق أيضًا من هذه القائمة الكاملة لـ شخصيات خاصة (استخدم أرقام كود HTML) لاستخدامها في جداول بيانات Google.

افصل النص إلى أعمدة

هل تعلم عندما يكون لدينا قائمة بأسماء كاملة ونريد فصل الأسماء من أسماء العائلة إلى أعمدة؟ ال أوراق جوجل لديه أداة رائعة لفصل النص إلى أعمدة. من خلال القائمة البيانات> تقسيم النص إلى أعمدة، من الممكن القيام بهذه المهمة. يمكنك مغادرة التطبيق الكشف تلقائيا الفصل إلى أعمدة أو تحديد بعض المعلمات ، مثل الفصل بعد فاصلة, فاصلة منقوطة, نقطة, الفضاء أو أي رمز آخر مخصصة.

إخفاء الصفوف والأعمدة

وسيلة ل إخفاء البيانات أو من إخفاء الخطوط غير المرغوب فيها للحظة استخدام الزر الأيمن بجوار تحديد السطر المقابل (في الأرقام الموجودة في الزاوية اليسرى من الجدول). ل إعادة عرضها، انقر فوق الأسهم التي ستكشف عن نفسها عند المرور بالماوس. من الممكن أيضا افعل الشيء نفسه مع الأعمدة، فقط كرر الإجراء على الحروف التي تمثل الأعمدة المثبتة في الزاوية العلوية.

حظر الوصول إلى الخلايا

من المحتمل أنك تشارك جدول بيانات مع شخص ما ، لكنك لا تريد تغيير خلية معينة أو مجموعة من الخلايا بواسطة أي شخص آخر غيرك. وخمنوا ماذا ، فإن Google Sheets لديها هذا الخيار! ل منع الوصول إلى خلية لمستخدم واحد أو أكثر ، فقط اضغط عليه بالزر الأيمن واختر الخيار شاهد المزيد من الإجراءات في الخلية> نطاق الحماية. بل إنه من الممكن ، بدلاً من الحظر ، تنشيط الخيار إظهار تحذير عند تحرير هذا النطاق.

تحقق من رسائل البريد الإلكتروني والمواقع الإلكترونية

مع أوراق جوجل، يمكنك تحقق من صحة رسائل البريد الإلكتروني أو مواقع الويب، لمعرفة ما إذا تم كتابتها بشكل صحيح ، مع الوظيفة اسماعيل ou ISURL. يمكن أن تساعد هذه الوظائف إذا كان لدى المستخدم قائمة من رسائل البريد الإلكتروني أو مواقع الويب ويريد التحقق من صحتها ، لأن الصيغة ستعيد القيمة صواب ou خطأ. إذا كنت تريد استخدام الوظيفة في مجموعة من الخلايا مرة واحدة ، فأدخلها في الوظيفة صيغة المصفوفة.

• أمثلة:

= ISEMAIL (G19)

= ISURL (G19)

= ARRAYFORMULA (ISEMAIL (G19: G22))

عرض حسابات ورسوم بيانية سريعة 

عند تحديد مجموعة من الخلايا تحتوي على أرقام ، ببساطة تصور المجموع الخاص بك التي ستظهر في الزاوية السفلية على اليمين، خارج منطقة ورقة العمل ، بجوار الزر استكشاف. من خلال النقر بالماوس على هذا المستطيل نفسه ، من الممكن أيضًا تصور حسابات أخرى مثل المتوسط ​​، الحد الأدنى للقيمة ، الحد الأقصى للقيمة ، العدد والعدد، القدرة على تغيير الحساب الافتراضي السريع ليتم عرضه. بالفعل لواحد نظرة أوسعمع الرسومات وخيار سحب رسوماتك إلى الجدول ، استخدم ملف زر استكشاف.

قم بتمييز المخططات الدائرية

يمكنك ان تعطي اكثر قم بتمييز جزء من المخطط الدائري الخاص بك، في المرة التالية التي تنشئ فيها مخططًا ، من قائمة "إدراج" في أوراق جوجل. عندما يكون الرسم جاهزًا ، انقر نقرًا مزدوجًا على إحدى الشرائح التي تريد إبرازها ثم اختر ، على اليمين ، المسافة من المركز بحيث تكتسب أهمية أكبر عندما تبتعد عن الكعكة الرئيسية.

إنشاء خط مؤشر

من الصيغة سباركلين، ممكن إنشاء خط مؤشر داخل الخلية. للقيام بالسحر ، أدخل نطاق الخلايا التي تريد استخدامها في الصيغة. لإنشاء نماذج مختلفة وحتى ملونة ، ما عليك سوى استخدام بعض الخيارات التي يمكن رؤيتها في قائمة الأمثلة هذه دعم جوجل.

• أمثلة: 

= SPARKLINE (B3: B7)

استخدم المرشحات

مع وجود الكثير من البيانات وجدول البيانات المملوء جيدًا ، يصبح من الضروري القيام بذلك استخدام المرشحات لإجراء بعض الاستطلاعات والتحقق ، وكذلك لتجميع التقارير وإبراز شروط معينة. لاستخدام الوظيفة Filtros لا أوراق جوجل انه سهل. مع تحديد السطر المراد فحصه ، انقر فوق زر مع رمز تصفية (مثلث مع النقطة لأسفل) ، أو في القائمة البيانات> إنشاء عامل تصفية, لجلب وإظهار البيانات المرتبة أو التي تحتوي على بعض المعلومات وفقًا لبعض القواعد.

أضف قوائم المراجعة

هل تريد إضافة قائمة مهام وإكمالها عن طريق تشغيل مربعات الاختيار - "قوائم التحقق" الشهيرة؟ في Google Sheets ، هذا ممكن أيضًا من خلال القائمة إدراج> خانة اختيار (صندوق الاختيار في النسخة الأمريكية). بواسطته ، ستتمتع بالتحكم الكامل في الأنشطة والمهام المكتملة التي يتعين عليك القيام بها.

تلقي إخطارات التحرير

واحدة من أكثر الخصائص إثارة للاهتمام في أوراق جوجل هو احتمال مشاركة ارتباط إلى مستند مع مستخدم آخر حتى يتمكن من استخدامه أيضًا - تم تنفيذ الخطوة من خلال الزر شارك. ومع ذلك ، يسمح التطبيق أيضًا بإنشاء الإشعارات وإرسالها عبر البريد الإلكتروني في كل مرة يتم فيها تغيير المستند ، إما على الفور أو من خلال ملخص يومي. لتهيئة هذا الخيار ، انتقل إلى القائمة أدوات> قواعد الإعلام.

استشر قيم الأسهم

بالنسبة لأولئك الذين يرتبطون بالسوق المالي و البورصة (B3)، فمن الممكن الاستعلام عن قيم حصص الشركات داخل أوراق جوجل مع الوظيفة تمويل قوقل. للقيام بذلك ، يجب عليك إدخال رمز الشركة في B3 ، متبوعًا بالسمة المراد عرضها ، ويمكن أيضًا إضافة سمات أخرى ، مثل تاريخ بدء عرض الأسعار وعدد الأيام اللاحقة للإرجاع اليومي للقيم. هنا، هذا الرابط، هناك قائمة بالسمات التي يمكن استخدامها مع هذه الصيغة.

• Exemplo:

= GOOGLEFINANCE ("AMER3" ، "السعر" ، "2022/01/04" ، "4")

انظر جميع الوظائف

من القائمة تعليمات> قائمة الوظائف، أو من خلال دعم جوجل، يمكنك استشارة أ قائمة تحتوي على جميع صيغ جداول بيانات Google، تحتوي جميعها على أمثلة وأوصاف بناء الجملة مع ارتباط لمزيد من المعلومات. مثالي للبحث عن الصيغة المرغوبة أو الاحتمال.

إنشاء وحدات ماكرو

هل يوجد الصيغة أو المهمة التي تستخدمها باستمرار وتريد واحدة الاختصار أن نسميها في جداول بيانات Google؟ يمكنك القيام بذلك كاختصار بسيط باستخدام الأمر تسجيل ماكرو، الموجود في القائمة ملحقات> وحدات الماكرو. من خلال النقر عليها ، ستظهر شاشة تسجيل ويجب عليك تنفيذ المهمة المراد تسجيلها للأجيال القادمة. ومع ذلك ، قبل ذلك يجب عليك اختيار ما إذا كنت تريد استخدم المراجع المطلقة ou نسبيا وعند الانتهاء من المهمة ، انقر فوق حفظ ، واختيار رقم ليكون الاختصار الخاص بك مع أزرار Ctrl + Alt + Shift. 

يمكنك استخدام ماكرو مسجل بالضغط على القائمة ملحقات> وحدات الماكرو واختيار الماكرو المطلوب ، أو باستخدام الاختصار المقابل. في المرة الأولى التي تستخدم فيها ماكرو ، يجب عليك تخويل التطبيق لاستخدام وحدات الماكرو للعمل.

انظر أيضا:

وهذه كانت نصائحنا لاستخدامها في جداول بيانات Google. إذا كنت مهتمًا أيضًا ، فراجع 10 قوالب جداول البيانات لأوراق Google:

أفضل جداول بيانات Google لتنظيم حياتك وعملك

المصادر: نبذة عن الشركة, جوجل, متوسطة .GRID.is, نقطة الكمبيوتر